¿Qué es la conciliación de inventario y cómo funciona?
La salud de todo emprendimiento comercial depende, fundamentalmente, del control preciso de lo que se compra y lo que se vende. Pero el camino que el producto recorre, desde la salida de las existencias hasta el consumidor, pasa por atajos y desvíos que deben, en cada etapa, monitorearse y ajustarse cuidadosamente para garantizar la obtención del resultado financiero deseado. Exactamente como si se tratara de un viaje, en el que es importante planificar la ruta más corta y segura, las escalas y el abastecimiento y –lo más imprescindible– comprobar regularmente la hoja de ruta para llegar más rápido, maximizando el empleo de recursos.
Cuando hablamos específicamente de estaciones de servicio, este control es delicado. Mapear la cantidad de combustible de los tanques, e incluso lo que se vende por medio de los surtidores, es un proceso complejo, pero que, gracias a la tecnología, es cada vez más ágil y transparente.
Los sistemas de medición electrónica llegaron para ofrecer información en tiempo real sobre la cantidad de combustible –de los tanques y de las ventas– e informes de conciliación de inventario confiables, los cuales indican, con precisión, cualquier distorsión de los resultados.
¿Pero qué es exactamente la conciliación de inventario?
Es, básicamente, el resultado de la diferencia entre lo que hay en los tanques y lo que se vendió en los surtidores. Cualquier error en dicho cálculo indica que hay problemas que deben detectarse inmediatamente. Ya se trate de un error en la entrega, una fuga en el tanque o cualquier otro.
Una de las ventajas de los sistemas de medición electrónica que controlan la cantidad de combustible de los tanques es la de estar integrados a la automatización de los surtidores, además de informar, en tiempo real, el movimiento del producto en ambos equipos. La conciliación de inventario, sumada a las eventuales nuevas entregas durante el período, genera informes de conciliación claros y sencillos. En una única pantalla el administrador de la estación puede ver las cantidades exactas. Se trata de datos importantes para planificar nuevos pedidos y compararlos con el movimiento financiero.
¿Cuál es la ventaja de los sistemas de medición electrónica en comparación con otros, como la regla?
La norma NR9 determina que las estaciones de servicio de todo el territorio nacional deben adoptar sistemas electrónicos para controlar el combustible almacenado. Pero, ante la imposibilidad de medirlo electrónicamente, hacen una excepción respecto al uso de otros métodos, como la regla. Pero se trata de una excepción, y tiene lógica.
La medición con regla, además de arrojar resultados inexactos, es más propensa a generar desperdicios de tiempo y recursos.
El proceso es totalmente manual, requiere el uso de EPI (tales como máscara, casco y guantes) y debe ejecutarse varias veces para obtenerse la máxima precisión posible. Es más: al asignar a un empleado para que realice la medición, la estación queda con un playeromenos para atender y de esta forma puede perder ventas.
De la misma manera, la conciliación de inventario, además de ser inexacta, demandará calculadora, tiempo, paciencia o, en el mejor de los casos, una plantilla de Excel.
En resumen: la medición no electrónica genera desperdicio de tiempo y recursos, además de generar información imprecisa que sin duda perjudicará gravemente el rendimiento de su negocio.
¿Es difícil manejar los sistemas de medición electrónica?
Es un mito.
Los sistemas de medición electrónica son intuitivos y simples de administrar. Con una breve capacitación, estará en condiciones de gestionarlos con la misma facilidad con que maneja su computadora, su teléfono celular, o controla su cuenta bancaria por internet. La tecnología vino para simplificar nuestra vida y los negocios con una agilidad sorprendente.
Para conocer más sobre las ventajas que tienen los sistemas de medición electrónica para las estaciones de servicio, sus recursos y la medida en que pueden contribuir al resultado de su negocio, siga nuestro blog.
